O SharePoint é uma ferramenta robusta da Microsoft, amplamente utilizada por empresas e organizações para gerenciar documentos, compartilhar informações e facilitar a colaboração em equipes. Baseada em nuvem, a plataforma de colaboração permite a criação e gerenciamento de sites internos, bibliotecas de documentos, fluxos de trabalho e muito mais. Ele é amplamente integrado ao ecossistema Microsoft 365, permitindo o uso conjunto com ferramentas como Word, Excel, Teams e Outlook. Entre seus principais usos, estão o gerenciamento de documentos, com armazenamento centralizado e controle de versões, espaços de trabalho compartilhados, criação de fluxos de trabalho personalizados e intranet corporativa, com compartilhamento de notícias e informações com a organização.
Primeiros passos no SharePoint
Para acessar o SharePoint, você precisa de uma conta no Microsoft 365. Então, entre no portal do Microsoft 365 (https://www.office.com), faça login e clique no ícone para acessar o painel principal. Se sua organização já possui sites configurados, você verá uma lista deles ao entrar no SharePoint. Caso contrário, será necessário criar um novo site. E como fazer isso? Existem dois tipos principais de sites que você pode criar no SharePoint: Site de equipe: ideal para colaboração interna, onde equipes podem compartilhar documentos, tarefas e informações. Site de comunicação: Focado na disseminação de informações, como notícias ou relatórios, para um público maior dentro da organização. Para criar um site: #1 Clique em “Criar site” na página inicial do SharePoint. #2 Escolha o tipo de site que melhor atende às suas necessidades. #3 Insira o nome do site e uma descrição. #4 Configure permissões: escolha quem terá acesso ao site e qual será o nível de permissões (proprietário, membro ou visitante). A biblioteca de documentos é o coração do SharePoint, onde todos os arquivos da equipe são armazenados e gerenciados. Para organizar seus documentos com pastas, basta criá-las agrupando os documentos relacionados. Na organização em metadados, use colunas personalizadas para classificar e filtrar arquivos. Por exemplo, você pode adicionar colunas para “Tipo de Documento” ou “Status”. Por fim, o controle de versão permite rastrear alterações em documentos. Para habilitá-lo, vá para as configurações da biblioteca, clique em “Configurações da Biblioteca” > “Configurações de Controle de Versão” e ative as versões principais e secundárias (se necessário).
Configurações Essenciais no SharePoint
Uma configuração inicial adequada é crucial para evitar problemas futuros e garantir que sua equipe tire o máximo proveito da plataforma. Aqui estão as configurações que indicamos para obter sucesso na empreitada:
Gerenciamento de permissões
O SharePoint permite definir permissões detalhadas para cada site, biblioteca ou mesmo arquivos individuais. Para gerenciar permissões, vá até as configurações do site e clique em “Permissões do Site”. Configure permissões de acordo com os níveis de acesso necessários (leitura, edição ou controle total). Lembre-se: permissões mal gerenciadas podem comprometer a segurança de informações sensíveis.
Personalização do site
O SharePoint permite personalizar o layout e a aparência dos sites para refletir a identidade da sua organização. Para… Alterar tema: vá em Configurações > Alterar aparência e selecione um tema. Adicionar web parts: são os blocos que você pode adicionar às páginas para exibir informações como listas, links ou calendários.
Configure alertas e notificações
Alertas são úteis para notificar usuários sobre alterações em documentos ou listas. Para configurar: #1 Vá até o item ou lista desejada. #2 Clique em “Alertar-me” no menu. #3 Escolha quando e como deseja ser notificado (por exemplo, a cada alteração ou uma vez ao dia).
Dicas para maximizar o uso do SharePoint
Use o SharePoint em conjunto com o Teams para colaboração em tempo real. Você pode vincular bibliotecas de documentos do SharePoint diretamente a canais no Teams. Você também pode usar a plataforma para automatizar processos repetitivos, como aprovação de documentos, com fluxos de trabalho personalizados. Antes de tudo, porém, certifique-se de que sua equipe está familiarizada com os recursos do SharePoint. Pequenos treinamentos podem evitar confusões e otimizar o uso da plataforma. Trata-se de uma ferramenta poderosa, mas sua eficácia depende de uma configuração inicial bem planejada e do uso adequado pela equipe. Seguindo os passos apresentados neste guia você vai estar no caminho certo para criar um ambiente de trabalho digital organizado, colaborativo e eficiente. Lembre-se de explorar continuamente os recursos do SharePoint e acompanhar as atualizações da Microsoft para maximizar os benefícios da plataforma. Se precisar de ajuda adicional, deixe suas dúvidas nos comentários ou agende um bate-papo com os especialistas da 4Infra!
